Verder

Het staat ondernemers vanzelfsprekend vrij om projectideëen bij de respectieve groeperingen, kamers en businessclubs aan te brengen.

Bij de beoordeling van de projecten wordt ruime aandacht besteed aan het duurzaam en ethisch internationaal ondernemen, evenals aan het innovatieaspect, innovatie zowel op het vlak van de aanpak van het project om nieuwe businessopportuniteiten te creëren, als op het niveau van de producten en diensten zelf.

Met deze vorm van financiële stimuli wordt de belangrijke en ondersteunende rol benadrukt die bedrijfsgroeperingen, gemengde kamers en businessclubs kunnen vervullen inzake bevordering van internationaal ondernemen in het breder kader van het economisch belang van Vlaanderen.

Nog steeds wordt bijzondere aandacht besteed aan de mate waarin de private sector het project meefinanciert en de mate waarin het aansluit bij de beleidsprioriteiten van de Vlaamse regering inzake internationaal ondernemen (Beleidsnota 'Buitenlands beleid, Internationaal Ondernemen en Ontwikkeling Samenwerking' van Minister-president Kris Peeters (437 Kb | pdf)).

De voorgestelde projecten zullen tevens afgetoetst worden op hun complementariteit aan het actieprogramma van F.I.T.. Indien een project gelijkaardige acties zou bevatten als het actieprogramma dient het project eerst afgestemd te worden met F.I.T. alvorens het wordt ingediend en dit om een efficiënte inzet van de middelen mogelijk te maken.

Projecten die het aantrekken van investeringen naar Vlaanderen beogen worden ten zeerste aangemoedigd. Zonder afbreuk te doen aan de creativiteit van de bedrijfsgroeperingen, gemengde kamers van koophandel en businessclubs ziet FIT een rol weggelegd voor hen in het kader van de inkomende (investerings)missies van buitenlandse delegaties.

Een professioneel uitgewerkt programma - opgesteld in nauw overleg met F.I.T. - met bezoeken aan een aantal toonaangevende bedrijven en instellingen moet Vlaanderen in polepositie brengen als geschikte investeringslocatie.

Wie komt in aanmerking?

• Bedrijfsgroepering of businessclubs = een vereniging van bedrijven, die geen winstoogmerk heeft en die voor haar leden projecten organiseert ter bevordering van internationaal ondernemen vanuit Vlaanderen of ter bevordering van het aantrekken van buitenlandse investeringen naar Vlaanderen.
• Gemengde kamer van koophandel (of businessclub) = een vereniging van bedrijven en personen, die geen winstoogmerk heeft en die als hoofddoel heeft de handels- en investeringsbetrekkingen tussen Vlaanderen en een ander land of een andere regio te optimaliseren; en die projecten organiseert ter bevordering van het internationaal ondernemen vanuit Vlaanderen of ter bevordering van het aantrekken van buitenlandse investeringen naar Vlaanderen. Een gemengde kamer of businessclub is dus een bedrijfsgroepering met geciteerde specifieke kenmerken.

Om te bewijzen dat aan deze bepaling wordt voldaan dient de aanvrager bij de indiening van het eerste dossier volgende documenten aan F.I.T. te bezorgen:

• een document waaruit het representatieve karakter van de aanvrager blijkt;
• de meest recente versie van de gecoördineerde statuten.

Bedrijfsgroeperingen, gemengde kamers en businessclubs dienen ook een balans en resultatenrekening van het meest recente, goedgekeurde boekjaar voor te leggen, gecertificeerd door een accountant of bedrijfsrevisor. Slechts indien dit niet beschikbaar is, volstaat een gewone balans en resultatenrekening.

Voor welke projecten?

Het is belangrijk onderstaande definitie en architectuur van een project zo nauwkeurig mogelijk te respecteren.

• Een project = een samenhangend geheel van activiteiten of initiatieven die een welbepaalde (strategische) doelstelling voor ogen hebben en die een duidelijk economisch toegevoegde waarde creëren voor het Vlaams bedrijfsleven op het vlak van het bevorderen van het internationaal ondernemen en het aantrekken van investeringen - de finaliteit van een project is het genereren van concrete internationale businessopportuniteiten voor de individuele bedrijven.

Het is cruciaal dat het project duidelijke en gekwantificeerde targets bevat. Als het project is afgelopen zal FIT bij de eindafrekening van het project rekening houden met de realisatiegraad van vooropgestelde targets.

Verder dient de economische meerwaarde voldoende geconcretiseerd te worden onder meer in termen van het creëren van genoemde zakelijke opportuniteiten, van export, van tewerkstelling, van omzet en het aantrekken en bevorderen van investeringen, ten voordele van Vlaamse ondernemingen.

Projecten die hieraan voldoen zullen door Flanders Investment & Trade (F.I.T.) gesteund worden binnen de mogelijkheden van de beschikbare budgettaire enveloppe.

De projecten kunnen een sectoraal, multisectoraal of multidisciplinair karakter hebben.

Projecten van bedrijfsgroeperingen, gemengde kamers en businessclubs met betrekking tot de bevordering van internationaal ondernemen of het aantrekken van investeringen die beantwoorden aan deze definitie komen voor steun in aanmerking als ze aan de volgende voorwaarden voldoen:

• de geplande projecten dragen bij tot de versterking van de handels- en investeringsrelaties tussen Vlaanderen en een ander land of een andere regio;
• de geplande projecten betekenen een meerwaarde voor Vlaanderen en voor het Vlaamse bedrijfsleven;
• de geplande projecten worden minstens voor 50% gefinancierd uit eigen middelen;
• de kostprijs kan maximaal 200.000 € per jaar per aanvrager bedragen en de kostprijs van het geplande project bedraagt minimaal 5 000 euro.

Voor projecten die worden ingediend met F.I.T. als partner dient duidelijk gespecificeerd en geïdentificeerd te worden welke financiële of andere steun van F.I.T. reeds werd ontvangen of zal ontvangen worden in het kader van het project.

Hoe worden de projecten beoordeeld?

De projecten die aan de hierboven vermelde voorwaarden voldoen, worden beoordeeld door een evaluatiecommissie die rekening houdt met de volgende evaluatiecriteria:

• de economische meerwaarde van het geplande project voor Vlaanderen en voor het Vlaamse bedrijfsleven - speciale aandacht wordt besteed aan projecten die bijdragen tot het aantrekken van investeringen naar Vlaanderen of bijdragen tot het verhogen van het aantal exporterende bedrijven (20%);
• de mate waarin de private sector het geplande project financiert (15%);

(indien medefinanciering 50-59% bedraagt dan is score hier 7,5 | voor 60-69%: score 10 | voor 70-79%: score 12,5 | meer dan 80% medefinanciering: geeft maximale score van 15);

• het innovatieve karakter van het geplande project (15%);
• de mate waarin het geplande project bijdraagt tot de bevordering van duurzaam en ethisch internationaal ondernemen (15%);
• de mate waarin het geplande project aansluit bij de beleidsprioriteiten van de Vlaamse Regering inzake internationaal ondernemen (Beleidsnota 'Buitenlands beleid, Internationaal Ondernemen en Ontwikkeling Samenwerking' van Minister-president Kris Peeters (437 Kb | pdf)), zoals onder meer vertaald in het strategisch en operationeel plan van F.I.T. (20%);
• de adviezen van het binnen- en buitenlands netwerk van Flanders Investment & Trade over de werking van de aanvrager en over het geplande project (15%).

Bij elk evaluatiecriterium wordt hierboven telkens de wegingscoëfficiënt (in %) vermeld, die de evaluatiecommissie hanteert bij de beoordeling van de projecten.

Er wordt op aangedrongen om zo concreet mogelijk in uw aanvraag te kwantificeren en te motiveren hoe aan de criteria wordt voldaan; hiermee zal rekening gehouden worden bij de evaluatie van het project.

De scores worden opgeteld en geven uiteindelijk een totaalscore. Op basis daarvan wordt een rangorde opgemaakt die samen met een gemotiveerd advies aan de Vlaams Minister-president wordt voorgelegd.

Indienen van de dossiers

Per project dient een afzonderlijk dossier (229 Kb | doc) te worden ingediend dat ten minste de volgende stukken bevat:

• een gedetailleerde omschrijving en motivering van het project met inbegrip van bepaling en kwantificering van de targets;
• een gedetailleerde budgetraming (ref. template van aanvraagformulier) met vermelding van de geplande kosten en inkomsten.

F.I.T. kan alle aanvullende stukken, die het nuttig acht voor de beoordeling van de dossiers, opvragen.

Voor alle projecten die F.I.T. steunt, dient de aanvrager expliciet te vermelden dat het project wordt gerealiseerd met de financiële steun van het Vlaams Agentschap voor Internationaal Ondernemen (F.I.T.).

Dossiers worden bij voorkeur elektronisch verstuurd worden. Adres en contactgegevens vindt u rechts bovenaan uw scherm.

De dossiers dienen ingediend te worden tav Dhr. Ludwig ’t Jampens ludwig.tjampens@fitagency.be

Timing van de oproep

Dit is de oproep voor projecten vanaf 1 maart 2010. Er wordt van uitgegaan dat dit de enige call voor 2010 is. De dossiers dienen uiterlijk op 15 maart 2010 in het bezit van F.I.T. te zijn.

Projecten kunnen maximaal tot 31 december 2012 lopen. Bij meerjarenprojecten dient per kalenderjaar gebudgetteerd te worden.

Kostenstructuur en berekening van de steun

-> Algemene principes

• kostprijs van het geplande project bedraagt minimaal 5 000 euro en de kostprijs kan maximaal 200.000 € per jaar per aanvrager bedragen voor alle ingediende projecten tezamen;
• het project wordt voor minstens 50% medegefinancierd uit eigen middelen
• de toegekende steun bedraagt maximum 50% van de totale projectkosten die F.I.T. aanvaardt, voor bepaalde kosten ligt dit percentage echter lager of zijn er maxima vastgelegd (zie verder);
• voor reiskosten (vliegreizen) en verblijfskosten wordt een forfait ingebracht, berekend volgens de lijst van forfaits reis- en verblijfkosten van F.I.T. (85 Kb | pdf). Voor reis- en verblijfkosten dient ook een geldig stavingsstuk te worden voorgelegd;
• alle andere kosten die in aanmerking kunnen genomen worden zijn reële kosten, exclusief BTW. Deze moeten steeds met geldige (externe) stavingsstukken bewezen worden, behalve overheadkosten waar er twee opties zijn (zie verder);
• werkingskosten worden alleen gesubsidieerd als ze effectief kunnen worden toegewezen aan het project
• projecten die ook ten goede komen aan bedrijven uit de andere gewesten worden pro rata gesubsidieerd.

-> Welke kosten komen in aanmerking voor steun?


:: Personeelskosten

De ingebrachte interne personeelskosten dienen berekend en bewezen te worden aan de hand van loonstaten op basis van de tijd die procentueel besteed wordt aan het project.

De loonkosten worden bij voorkeur omgerekend naar maandlonen, volgens de barema’s die gelden in uw bedrijfsgroepering of gemengde kamer van koophandel.

De aangerekende prestaties dienen verplicht weergegeven te worden op een tijdsbestedingstabel (time sheet).

Voor de loonkosten gelden volgende maxima:

• Projectleiding:
  max. maandloon: 7000 euro | max. dagloon: 380 euro | max. uurloon: 50 euro
• Experts:
  max. maandloon: 6000 euro | max. dagloon: 325 euro | max. uurloon: 43 euro
• Medewerkers:
  max. maandloon: 5000 euro | max. dagloon: 270 euro | max. uurloon: 36 euro
• Secretariaat:
  max. maandloon: 3000 euro | max. dagloon: 163 euro | max. uurloon: 21 euro

Er wordt gewerkt met 251 productieve werkdagen (231 + 20 verlofdagen) in een werkweek van 5 dagen en met 303 werkdagen (278 +25 verlofdagen) in een werkweek van 6 dagen.

Hieruit volgt het volgende schema:

• Aantal productieve dagen:
  5 dagen werkweek: 251 | 6 dagen werkweek: 303
• Aantal vakantiedagen:
  5 dagen werkweek: 20 | 6 dagen werkweek: 25
• Aantal werkdagen:
  5 dagen werkweek: 231 | 6 dagen werkweek: 278
• Aantal werkdagen per maand (aantal werkdagen / 12):
  5 dagen werkweek: 19,25 | 6 dagen werkweek: 23,17
• Aantal werkuren per maand (aantal werkdagen per maand x 7,6):
  5 dagen werkweek: 146,30 | 6 dagen werkweek: 176,07

Lonen van plaatselijke medewerkers en partners dienen bewezen te worden aan de hand van reële loonstaten die gehanteerd worden in het betrokken land en deze zullen op hun redelijkheid beoordeeld worden.

De buitenlandse brutolonen dienen realistisch en vergelijkbaar te zijn met de lokale loonkost. Ook hier gelden de weergegeven maxima uit de tabel.

Voor alle loonkosten betreft het steeds directe brutosalarissen met inbegrip van de wettelijk verplichte werknemers- en werkgeversbijdragen.

Worden niet als personeelskosten aanvaard: bijdragen voor extralegale voordelen zoals groepsverzekeringen, extralegaal pensioen, dertiende maand, loonkosten voor “supervisie” enz.



:: Werkingskosten

Een project mag niet hoofdzakelijk uit werkingskosten bestaan.

Als werkingskosten worden alleen kosten aanvaard die betrekking hebben op het project, die vallen binnen de duur van het project en verifieerbaar zijn.

Als werkingskosten kunnen eventueel in aanmerking genomen worden:

• de huur die aan derden moet worden betaald voor het gebruik van lokalen, apparatuur en infrastructuur;
• de huur die aan derden wordt betaald voor het gebruik van voertuigen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het project.
• voorlichtings- en externe communicatiekosten (voor maximum 10.000 € -zie verder);
• kosten voor externe prestaties (zie verder).

Worden niet aanvaard als werkingskosten:

• kosten voor hardware;
• afschrijvingskosten voor het gebruik van bestaande infrastructuur (gebouwen, materieel, meubilair enz.);
• voorzieningen voor eventuele toekomstige verplichtingen;
• representatiekosten van derden die niet rechtstreeks bij het project betrokken zijn;

:: Overheadkosten

Dit betreft voornamelijk volgende kosten: kosten van administratie, verbruiksmaterialen, beheers- en onderhoudskosten, “interne huuraanrekening” (dit is het aanrekenen van een huurprijs voor het ter beschikking stellen van gebouwen en infrastructuur wegens het niet gebruik ervan voor de normale dagelijkse activiteiten), verzendings- en telecommunicatiekosten, verzekeringen, kleine relatiegeschenken enz.

Overheadkosten kunnen maximaal 10% van de aanvaarde personeelskosten bedragen en kunnen bewezen worden aan de hand van geldige stavingsstukken of op basis van een door een accountant of bedrijfsrevisor goedgekeurde of gecertificeerde balans- en resultatenrekening van het meest recente beschikbare boekjaar (slechts indien dit niet beschikbaar is, kan een document aangeleverd worden dat het FIT toelaat een duidelijk beeld te krijgen van de financiële toestand van de aanvrager).

:: Reiskosten

Voor wat betreft de verplaatsingen met het vliegtuig wordt met een vaste vergoeding ingebracht gewerkt (zie lijst van forfaits reis- en verblijfkosten van F.I.T. (85 Kb | pdf)).

Dit forfait omvat de kosten voor de vlucht naar het betrokken land, alsook de kosten voor lokale verplaatsingen. Deze kosten dienen gestaafd te worden op basis van een factuur van het reisbureau of van de vliegmaatschappij.

Het betreft steeds reële reiskosten op basis van economy-prijzen (met uitsluiting van economy full fares).

Wat de verplaatsingen per auto betreft dienen reële kosten berekend te worden (mogen nooit hoger zijn dan de totale km-vergoeding) of dient de km-vergoeding gehanteerd te worden die in de schoot van uw bedrijfsgroepering of gemengde kamer wordt gebruikt met een maximum van 0,3093 euro/km.

:: Verblijfkosten

Verblijfskosten kunnen worden berekend op basis van de lijst van forfaits reis- en verblijfkosten van F.I.T. (85 Kb | pdf).

Dit forfait dekt de hotelkosten alsook individuele maaltijdkosten en eventuele communicatiekosten ter plaatse. Deze kosten dienen bewezen te worden aan de hand van een geldig stavingsstuk van het hotel.



:: Externe kosten

Dit betreft kosten voor prestaties die door externe organisaties, bureaus, ondernemingen, instellingen, experts enz. in het kader van het project worden geleverd.

Er dient te worden aangetoond dat de basisexpertise voor de uitvoering van een project bij de aanvrager zelf ligt.

Bij het inschakelen van externe experts in het project dient blijk gegeven te worden van een zuinig beheer. Voor het vergoeden van experts moeten de betaalde loonkosten worden verantwoord aan de hand van bewezen expertise en relevante ervaring.

Het beroep op externe gespecialiseerde expertise moet strikt beperkt zijn in de tijd en afdoende verantwoord worden in de aanvraag. Hier gelden dezelfde maxima als in bovenstaande tabel vermeld.

Worden niet als externe kosten aanvaard:

• vergoedingen voor geneeskundige zorgen;
• te betalen schadevergoedingen als gevolg van burgerlijke aansprakelijkheid.

Externe kosten kunnen maximaal 15% bedragen van de totale projectkost. Mits een grondige motivatie kunnen hierop eventueel uitzonderingen worden toegestaan.



:: Opmerkingen

• als onderdeel van een project kan voor de aanmaak van nieuwe websites en/of directories in totaal voor maximaal 10 000 euro kosten worden ingebracht;
• voor alle overige externe communicatie- instrumenten (brochures, beurscatalogen, nieuwsbrieven, magazines enz.) kan voor maximaal 10 000 euro kosten worden ingebracht indien deze een onderdeel uitmaken van het project. Directories, websites en externe communicatie-instrumenten kunnen geen project zijn op zich, maar wel een onderdeel van een project. Enkel als voldaan is aan alle voorwaarden om als een project gekwalificeerd te kunnen worden, kan dergelijk initiatief als een afzonderlijk project worden beschouwd;
• kosten m.b.t. culinaire aangelegenheden (diners, lunches, cocktails enz.) die als een onderdeel van uw project of als een deelproject plaatsvinden en die duidelijk door u geïdentificeerd en begroot worden , kunnen voor maximaal 25% worden gesubsidieerd;
• galabals en gelijkaardige evenementen komen niet voor subsidie in aanmerking, evenmin als “gewone” deelnames aan handelszendingen zonder dat er in het kader van dergelijke zendingen complementaire activiteiten worden ontplooid die een duidelijke en relevante economische toegevoegde waarde hebben voor uw leden of voor het Vlaamse bedrijfsleven in het algemeen.

Uitbetaling van de steun

Een eerste schijf ten belope van 50% van de toegekende steun wordt betaald vóór 30 juni 2010.

Indien het een voorwaardelijke goedkeuring betreft zal pas tot uitbetaling worden overgegaan indien eerst aan de voorwaarden gekoppeld aan de toekenning, wordt voldaan.

Uiterlijk twee maanden na afloop van het project bezorgt de aanvrager een (model)verslag en een gedetailleerde afrekening van het project aan F.I.T.

Indien deze termijn overschreden wordt, kan geen tweede schijf meer uitbetaald worden.

Wat de meerjarenprojecten betreft dient gerapporteerd en gebudgetteerd te worden per apart kalenderjaar.

Op basis van het verslag en van de afrekening betaalt F.I.T. de tweede schijf uit binnen twee maanden na ontvangst van de hierboven vermelde stukken.

Als uit de afrekening blijkt dat de eerste schijf van 50% hoger was dan het bedrag waar de aanvrager volgens de eindafrekening recht op heeft, dan zal F.I.T. het bedrag dat te veel betaald werd, terugvorderen of verrekenen met de steun voor een ander project.

In het kader van de uitbetaling van de steun voor de goedgekeurde projecten dient de begunstigde per project een verklaring aan F.I.T. te bezorgen van niet-dubbele subsidiëring en van niet-overdraagbaarheid van de subsidie volgens model dat ter beschikking wordt gesteld.

Beroepsprocedure

Tegen elke beslissing die krachtens dit besluit wordt genomen, kan de aanvrager beroep aantekenen bij de minister binnen twintig werkdagen die volgen op de ontvangst van de kennisgeving ervan.

De minister doet een uitspraak binnen een termijn van twee maanden na de ontvangst van het beroepsschrift.

De aanvrager wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van de beslissing van de minister.

Algemeen aanvraagformulier

U kunt hieronder het aanvraagformulier voor de Call 2010 downloaden. Het is verplicht dit formulier te gebruiken en niet dit van eventuele vroegere calls.

• aanvraagformulier (229 Kb | doc)

Het algemeen aanvraagformulier kan ook aangevraagd worden via de centrale zetel van F.I.T. te Brussel.