Definities

• Beurs = elke beurs die opgenomen is in de repertoria of op de website van Messen und Ausstellungen Messe Planer of Le Moci.
• Niche-evenement = een buitenlands evenement met internationale uitstraling, gericht op de sector en het doelpubliek van de aanvrager.
• Collectieve deelname = een groepsstand die gedeeld wordt door minstens drie ondernemingen die geen partnerbedrijven of verbonden ondernemingen zijn, en waarvan minstens één onderneming voldoet aan de definitie van kleine en middelgrote onderneming.

Criteria

• Er wordt een onderscheid gemaakt tussen een individuele en een collectieve deelname aan een buitenlandse beurs of gelijkwaardig niche-evenement.
• Ondernemingen die op individuele basis deelnemen aan een buitenlandse beurs of gelijkwaardig niche-evenement moeten voldoen aan de definitie van kleine en middelgrote onderneming.
• Indien het een collectieve deelname betreft aan een buitenlandse beurs of een collectieve deelname aan (of organisatie van) een gelijkwaardig niche-evenement kunnen ook grote ondernemingen voor dit initiatief steun ontvangen. Elke onderneming moet dan een afzonderlijk steunverzoek indienen.
• De exploitatiezetel van uw onderneming moet zich in het Vlaamse gewest bevinden.
• De goederen of diensten die u tentoonstelt, moeten bij de productie, verwerking of prestatie een duidelijke toegevoegde waarde creëren in het Vlaamse gewest.
• Alle verbintenissen ten aanzien van F.I.T. moeten nageleefd zijn.
• Voor dezelfde kosten mag geen andere financiële steun aangevraagd of verkregen zijn van een andere instelling of overheid.
• Er mag geen groepsstand zijn van F.I.T. (uitgezonderd enkele grote beurzen die onderverdeeld zijn in sectorhallen).
• De onderneming moet in eigen naam aan de beurs of het gelijkwaardig niche-evenement deelnemen en met de Vlaamse naam en adresgegevens opgenomen zijn in de beurscatalogus of op de website van het event.
• Per kalenderjaar kunnen per aanvrager maximaal twee deelnames aan een buitenlandse beurs of aan een gelijkwaardig niche-evenement met internationale uitstraling gesteund worden.
• U kan maximaal 4 keer steun krijgen voor dezelfde beurs of voor een niche-evenement binnen een periode van 8 jaar volgend op de datum van de eerste toekenning. De periode van 8 jaar is van verschuivende aard.

Tussenkomst F.I.T.

• Voor individuele beursdeelnames verleent F.I.T. een tussenkomst in de kosten van de naakte standoppervlakte, verhoogd met een forfaitair bedrag van 25%. Als uw onderneming opteert voor een shell scheme (modulaire basisstand) is de verhoging met 25% niet van toepassing.
• Voor individuele beursdeelnames bedraagt de steun maximaal 50%, met een maximum van 5 000 euro voor beurzen binnen de Europese Economische Ruimte en van 7 500 euro voor beurzen buiten de Europese Economische Ruimte.
• Voor collectieve beursdeelnames voorziet F.I.T. in een hogere steun. In dat geval verleent F.I.T. een tussenkomst in de kosten van de naakte standoppervlakte, verhoogd met een forfaitair bedrag van 75%.
• Voor collectieve beursdeelnames bedraagt de steun maximaal 5 000 euro voor beurzen binnen de Europese Economische Ruimte en van 7 500 euro voor beurzen buiten de Europese Economische Ruimte.
• Voor de individuele actieve deelname aan (of organisatie van) niche-evenementen verleent F.I.T. een tussenkomst in de relevante kosten, met een maximum van 3 000 euro binnen de Europese Economische Ruimte en een maximum van 5 000 euro buiten de Europese Economische Ruimte.
  De relevante kosten die in aanmerking kunnen komen voor subsidiëring zijn : naakte standoppervlakte, prijs inschrijvingsgeld of sponsorship (exclusief kosten voor catering), het inkopen van spreektijd, de huurkosten van een ruimte, transportkosten van demomateriaal, kosten voor inlassen van corporate logo in brochure/op website organisator, tabletop exhibitor.
  Vermits het de bedoeling is om de visibiliteit van de Vlaamse ondernemingen op buitenlandse beurzen of niche-evenementen te verhogen zal enkel een tussenkomst verleend worden in de standkosten of andere relevante kosten indien de aanvrager een actieve bijdrage levert. Dit betekent concreet dat voor een bezoek aan een niche-evenement geen relevante kosten zullen worden gesubsidieerd.
• Voor de collectieve deelname aan (of organisatie van) niche-evenementen verleent F.I.T. een tussenkomst in de relevante kosten, met een maximum van 3 000 euro binnen de Europese Economische Ruimte en een maximum van 5 000 euro buiten de Europese Economische Ruimte.
• Indien de beursdeelname of het gelijkwaardig niche-evenement gesubsidieerd wordt en plaatsvindt in een land buiten de Europese Economische ruimte, is er ook steun mogelijk voor de reis- en verblijfkosten op voorwaarde dat de reis ondernomen wordt door een bestuurder, personeelslid of exportmanager die een contractuele overeenkomst heeft met uw onderneming. De reiskosten en de verblijfkosten per overnachting zijn forfaitair bepaald. De verblijfkosten worden uitgesplitst in twee componenten : logies en dagvergoeding. Deze reizen worden meegeteld op het beschikbare contingent van prospectiereizen van de onderneming (maximaal 3 reizen per land of regio).

• Link: forfaits reis- en verblijfkosten (85 Kb | pdf)

Uitbetalingsvoorwaarden.

• Voor de deelname aan internationale beurzen die opgenomen zijn in de repertoria of op de website van M+A Messe Planer of Le Moci moet de aanvrager geen commercieel verslag indienen. Voor beurzen buiten de Europese Economische Ruimte moeten de bewijsstukken van de gemaakte reis- en verblijfkosten uiterlijk 3 maanden na de reis bezorgd worden aan de centrale zetel van F.I.T.
• Voor de actieve deelname aan (of de organisatie van) niche-evenementen moet het commercieel verslag (701 Kb | word), de bewijsstukken van de relevante kosten, en desgevallend (enkel indien buiten de EER) ook de bewijsstukken van de gemaakte reis- en verblijfkosten, uiterlijk 3 maanden na afloop van het initiatief bezorgd worden aan de centrale zetel van F.I.T.
• De minimale subsidie bedraagt 500 euro. De door F.I.T. aanvaarde kosten moeten derhalve minstens 1 000 euro bedragen.
• Alle in aanmerking genomen kosten zijn exclusief BTW.

• Link: besluit van de Vlaamse regering (103 Kb | pdf)

Aanvraagprocedure

• De volledige aanvraag moet uiterlijk 15 kalenderdagen vóór de aanvang van de beurs of het niche-evenement ingediend worden bij F.I.T.
  • In geval van éénduidig bewezen en aanvaarde hoogdringendheid kan van deze regel afgeweken worden voorzover de volledige aanvraag uiterlijk vóór de aanvang van het initiatief in het bezit is van F.I.T.
  • Aanvragen die ingediend worden tijdens of na afloop van het initiatief kunnen niet worden gesubsidieerd.
• De aanvraag bevat de volgende elementen :
  • een volledig ingevuld elektronisch aanvraagformulier
  • een kopie van de factuur of rekening voor de huur van de standoppervlakte bij individuele deelname aan internationale beurzen. Een bewijs van deelname in eigen naam kan opgevraagd worden
  • voor collectieve beursdeelnames wordt ook een exemplaar van de overeenkomst tussen de verschillende deelnemers bij de aanvraag gevoegd
  • in geval van deelname aan of organisatie van niche-evenementen wordt een kopie van de factuur of rekening van de relevante kosten bij de aanvraag gevoegd. U kan de volgende relevante kosten inbrengen: naakte standoppervlakte, prijs inschrijvingsgeld of sponsorship, het inkopen van spreektijd, huurkosten van een ruimte, transportkosten voor demonstratiemateriaal, inlassing corporate logo in bochure/op website organisator, tabletop exhibitor.
  • het debetbericht van de bank voor de betaling van de factuur of rekening
  
  * Indien u op het ogenblik van de aanvraag nog niet over de factuur of rekening en/of het betalingsbewijs beschikt , dan kunnen deze documenten, op straffe van niet-ontvankelijkheid, uiterlijk 3 maanden na de beurs of het niche-evenement nog ingediend worden.
• Als de beurs plaatsvindt in een land buiten de Europese Economische Ruimte:
  • een kostenraming voor de reis- en de verblijfkosten per overnachting op basis van de geldende forfaitaire vergoedingen
  • de naam en hoedanigheid van de persoon die de reis zal ondernemen.




• Vanaf 1 juni 2010 dient u bij een subsidieaanvraag zowel het IBAN-nummer als de BIC op te geven van de rekening waarop de subsidie dient gestort te worden. In het kader van de Single European Payments Area (SEPA) zijn dit immers twee gegevens waarover F.I.T. dient te beschikken om een betaling te kunnen uitvoeren. Deze gegevens vindt u op het rekeninguittreksel van de betreffende bankrekening. F.I.T. raadt u aan dit bij te hand te houden wanneer u een aanvraag online indient via de website van F.I.T.



• F.I.T. kan bij de beoordeling van de aanvraag onder meer rekening houden met :
  • de adviezen van de afgevaardigden van FIT in het binnen- en het buitenland en van de administratie
  • het professionele karakter van de aanvrager en de aanpak van het initiatief
  • de meerwaarde van het voorgestelde initiatief voor de Vlaamse economie in het algemeen en de potentiële weerslag op het vlak van tewerkstelling in Vlaanderen in het bijzonder
• F.I.T. zal binnen 45 werkdagen na de indiening van de volledige aanvraag een beslissing nemen over de toekenning van de subsidie en over de toekennings- en uitbetalingsvoorwaarden. De aanvrager wordt schriftelijk in kennis gesteld van de beslissing.

• Link: aanvraagformulier online

Noot

Deze infofiche is een samenvatting. Enkel het besluit van de Vlaamse regering is rechtsgeldig voor de beoordeling van de aanvragen.

• Link: besluit van de Vlaamse regering (2 840 Kb | pdf)